Datenschutzerklärung

Fassung vom 1. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):

Claas-Tim Weber
Am Köppenberg 2
23899 Gudow
Deutschland

E-Mail: info@weber-websites.de
Telefon: 01512 9557849

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die Voraussetzungen des § 38 BDSG liegen nicht vor.

2. Grundsatz: Ihre Rechnungen werden nicht gespeichert

Der wichtigste Punkt vorweg, weil er den Kern dieses Dienstes betrifft: Hochgeladene Rechnungen werden ausschließlich im Arbeitsspeicher des Servers verarbeitet und unmittelbar nach der Umwandlung gelöscht. Es gibt kein Archiv, keine Sicherungskopie und keine Auswertung des Inhalts. Das gilt gleichermaßen für ZUGFeRD-Rechnungen und für XRechnungen.

Technisch bedeutet das: Zwischendateien liegen in einem Dateisystem, das im Arbeitsspeicher gehalten wird (/dev/shm), und werden nach Abschluss der Verarbeitung gelöscht – auch dann, wenn die Verarbeitung fehlschlägt. Rechnungsbeträge, Kundennamen oder Dateinamen werden nicht protokolliert.

Die gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung Ihrer Rechnungen (§ 147 AO, § 14b UStG) bleibt bei Ihnen. Dieser Dienst ist kein Archiv.

3. Auftragsverarbeitung

Wenn Sie eine Rechnung hochladen, enthält diese in aller Regel personenbezogene Daten Dritter – etwa den Namen eines Ansprechpartners bei Ihrem Kunden. Für diese Daten sind Sie der Verantwortliche; wir verarbeiten sie ausschließlich weisungsgebunden in Ihrem Auftrag.

Rechtsgrundlage ist Art. 28 DSGVO. Für die Nutzung mit Kundenkonto ist daher der Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) erforderlich. Der AVV wird Ihnen bei der Registrierung zur Verfügung gestellt und regelt insbesondere Zweckbindung, Weisungsrecht, technische und organisatorische Maßnahmen, Unterauftragsverarbeiter und Löschung.

4. Verarbeitung im Einzelnen

4.1 Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf werden vom Webserver automatisch Zugriffsdaten protokolliert: gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, Referrer und Browserkennung.

Zweck ist der technische Betrieb, die Fehlersuche und die Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Die Protokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.

4.2 Umwandlung von Rechnungen

Die fertige Rechnung laden Sie herunter. Wir übermitteln weder ZUGFeRD-Rechnungen noch XRechnungen an Ihre Kunden, an Behörden oder an Rechnungsportale wie ZRE, OZG-RE oder das Peppol-Netz; den Versand nehmen Sie selbst vor.

Zur Prüfung von XRechnungen setzen wir zusätzlich das quelloffene Prüfwerkzeug der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ein. Es läuft auf unserem eigenen Server; an die KoSIT oder andere Stellen werden dabei keine Daten übermittelt.

4.3 Kundenkonto

Für die regelmäßige Nutzung können Sie ein Konto anlegen. Dabei werden gespeichert: E-Mail-Adresse, ein nicht rückrechenbarer Passwort-Hash (scrypt), Firmenname, die von Ihnen hinterlegten Absenderdaten (Anschrift, Name des Ansprechpartners, Telefonnummer, E-Mail-Adresse für Rechnungen, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Bankverbindung), der gebuchte Tarif sowie ein Zähler der pro Monat erzeugten Rechnungen. Ansprechpartner und Telefonnummer erscheinen auf jeder Rechnung; für XRechnungen sind sie vorgeschrieben. Bei einem kostenpflichtigen Tarif kommen die Kunden- und Abonnementkennung unseres Zahlungsdienstleisters, der Status des Abonnements und das Ende des bezahlten Zeitraums hinzu (siehe Abschnitt 4.6).

Gezählt wird ausschließlich die Anzahl – nicht, für wen die Rechnung war, worüber sie lautete, wie hoch sie war oder in welchem Format sie erzeugt wurde.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald Sie Ihr Konto kündigen, spätestens jedoch 6 Monate nach der letzten Nutzung. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungsbelege über die Nutzungsentgelte bleiben davon unberührt.

4.4 Anmeldung, Sitzung und Formateinstellung

Nach der Anmeldung wird ein signiertes Sitzungsmerkmal im Speicher Ihres Browsers abgelegt (sessionStorage) und beim Schließen des Browserfensters gelöscht. Es enthält keine personenbezogenen Daten, sondern nur eine Kennung Ihres Kontos und einen Zeitstempel.

Damit Sie das gewünschte Ausgabeformat nicht bei jeder Rechnung neu wählen müssen, merkt sich Ihr Browser Ihre letzte Wahl („ZUGFeRD“ oder „XRechnung“) dauerhaft im lokalen Speicher (localStorage). Der Eintrag enthält nur dieses eine Wort, wird nicht an uns übertragen und lässt sich jederzeit über die Browsereinstellungen löschen.

Beides sind technisch erforderliche Funktionen im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Zum Schutz vor dem systematischen Durchprobieren von Passwörtern werden fehlgeschlagene Anmeldeversuche vorübergehend im Arbeitsspeicher gezählt. Die dabei verwendete IP-Adresse wird nicht dauerhaft gespeichert und spätestens nach 30 Minuten verworfen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor unbefugtem Zugriff).

4.5 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anfragen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie uns eine Musterrechnung zur Prüfung schicken, verwenden wir sie ausschließlich zur Beurteilung Ihres Rechnungslayouts und löschen sie danach. Bitte schwärzen Sie Angaben, die wir dafür nicht benötigen.

4.6 Zahlungsabwicklung (nur bei kostenpflichtigen Tarifen)

Für die Abwicklung wiederkehrender Zahlungen setzen wir Stripe ein. Wenn Sie einen kostenpflichtigen Tarif buchen, werden Sie auf eine von Stripe betriebene Bezahlseite geleitet. Ihre Zahlungsdaten – IBAN oder Kartennummer – geben Sie dort ein und nicht auf unserem Server. Wir sehen sie zu keinem Zeitpunkt; uns wird lediglich mitgeteilt, welche Zahlungsart verwendet wurde und wie deren letzte Stellen lauten.

Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten nicht nur in unserem Auftrag, sondern für Teile der Abwicklung – etwa die Betrugsprävention und die Pflichten nach dem Geldwäschegesetz – auch in eigener Verantwortung. Für diese Verarbeitung gilt die Datenschutzerklärung von Stripe: stripe.com/de/privacy.

Vertragspartner ist die Stripe Payments Europe, Limited mit Sitz in Irland. Eine Übermittlung an die Stripe, Inc. in den Vereinigten Staaten ist möglich; sie ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO abgesichert.

Ihre hochgeladenen Rechnungen sind davon nicht betroffen. An Stripe gelangen ausschließlich Ihre eigenen Vertrags- und Zahlungsdaten – niemals der Inhalt der Rechnungen, die Sie mit diesem Dienst umwandeln.

5. Empfänger und Dienstleister

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt, ausgenommen die nachfolgend genannten Dienstleister, die für uns weisungsgebunden tätig sind. Mit allen bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Die Server stehen ausschließlich in Deutschland. Rechnungsinhalte verlassen zu keinem Zeitpunkt diese Server und werden nicht in Drittländer übermittelt. Es werden keine Analysewerkzeuge, keine externen Schriftarten, keine Content-Delivery-Netzwerke und keine eingebundenen Kartendienste eingesetzt.

Die eingesetzte Software zur Rechnungsverarbeitung und -prüfung – einschließlich des Prüfwerkzeugs der KoSIT für XRechnungen – ist quelloffen und läuft vollständig auf unserem eigenen Server. Rechnungsinhalte werden zu keinem Zeitpunkt an Dritte übertragen.

Eine Ausnahme von der Beschränkung auf die EU betrifft ausschließlich die Zahlungsabwicklung: Buchen Sie einen kostenpflichtigen Tarif, kann Stripe Ihre Vertrags- und Zahlungsdaten an das Mutterunternehmen in den Vereinigten Staaten übermitteln. Das ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgesichert. Einzelheiten stehen in Abschnitt 4.6. Nutzen Sie den kostenlosen Tarif, findet keinerlei Übermittlung in ein Drittland statt.

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

6. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2/1.3). Passwörter werden nie im Klartext gespeichert, sondern ausschließlich als Hash mit Zufallssalz. Der Zugriff auf den Server ist auf den Verantwortlichen beschränkt. Die Kontodatenbank liegt außerhalb des über das Internet erreichbaren Verzeichnisses.

7. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die oben genannte Adresse. Die Löschung Ihres Kontos können Sie jederzeit formlos verlangen; wir löschen es unverzüglich. Ein laufendes Abonnement können Sie eigenständig im Kundenportal des Zahlungsdienstleisters beenden.

Unabhängig davon steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig für uns ist:

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Holstenstraße 98, 24103 Kiel
www.datenschutzzentrum.de

8. Angebot für Unternehmer

Die kostenpflichtigen Tarife richten sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB. Bei der Registrierung wird dies abgefragt. Das Anzeigen und Prüfen einer empfangenen E-Rechnung steht unabhängig davon und ohne Konto zur Verfügung.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

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